Tổ chức một hội nghị đôi khi cũng gây ra thử thách, với vô số công việc cần giải quyết, khiến ngay cả những nhà tổ chức sự kiện nhiều kinh nghiệm cũng gặp không ít khó khăn. Vậy nếu bạn cần tự tổ chức hội nghị nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm thì phải làm sao? Hãy tham khảo ngay Hướng dẫn chi tiết từng bước tổ chức sự kiện công ty dưới đây từ Vispace để giảm bớt phần nào căng thẳng khi lên kế hoạch cho sự kiện quan trọng này nhé (Đọc đến cuối để nhận Checklist Tổ chức Sự kiện Doanh nghiệp MIỄN PHÍ từ Vispace).

1. Lên kế hoạch trước sự kiện

Lý tưởng nhất, đối với các sự kiện lớn, bạn nên bắt đầu lên kế hoạch cho hội nghị của mình càng sớm càng tốt, trước một năm?, với một nhóm nhân sự kinh nghiệm và ngân sách phù hợp. Kỳ vọng này nghe có vẻ không hợp lý nhỉ.

Nhưng dù cho bạn khong có nhiều thời gian đến thế, cũng đừng quá lo lắng. Dưới đây là một số quy tắc cơ bản từ Vispace mà bạn có thể tham khảo trước khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức sự kiện công ty (công tác chuẩn bị cho hội nghị, dù trông khá phức tạp, đều đã được tổ chức trước đó và thực hiện theo quy trình cụ thể).

1.1. Xác định mục tiêu sự kiện

Bước đầu tiên để tạo ra một hội nghị thành công là đặt ra mục tiêu rõ ràng. Viết chúng ra giấy những mục tiêu mong muốn đạt được để tất cả các công việc tiếp theo được thực hiện đều hướng tới mục tiêu này, điều này đảm bảo hội nghị diễn ra thật suôn sẻ theo sự sắp xếp.

1.2. Làm thế nào để biết sự kiện ĐÃ diễn ra thành công? 

Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có thể cảm nhận được hội nghị thực sự đã diễn ra thành công tốt đẹp. Thế nhưng, điều thứ hai bạn nên làm sau khi đặt mục tiêu là đặt ra những cách thức có thể đo lường được sự thành công của sự kiện (Tham khảo SMART Goals). Đây là một bước thường bị bỏ qua, nhưng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đo lường tác động của hội nghị đến kết quả kinh doanh của công ty.

1.3. Xác định đối tượng mục tiêu

Có thể nói rằng việc xác định đối tượng mục tiêu trước khi lên kế hoạch cho hội nghị là chìa khóa để mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Sau khi xác định được mục tiêu và đo lường các chỉ số thành công, hãy bắt đầu suy nghĩ theo góc độ của những người tham dự. Liệu kế hoạch hội nghị của bạn có đáp ứng được nhu cầu của họ và đảm bảo họ có một khoảng thời gian ý nghĩa và hiệu quả? Việc xét đến nhu cầu của những người tham dự sẽ ảnh hưởng đến mọi thứ diễn ra trong sự kiện, giờ nghỉ giải lao, chất lượng diễn ra, địa điểm, số lượng đồ ăn cần chuẩn bị, chỗ ở cho khách mời (nếu cần),… 

2. Tổ chức & Triển khai sự kiện 

Bước 1: Thành lập ban tổ chức và phân công vai trò

Các hội nghị hoặc hội thảo trực tuyến nhỏ, diễn ra trong một ngày có thể được tổ chức bởi một cá nhân. Các sự kiện trực tiếp hoặc kết hợp quy mô lớn hơn sẽ cần nhiều thành viên ban tổ chức để phân công nhiệm vụ nhằm đạt hiệu quả tốt nhất.

Đối với một sự kiện có quy mô sẽ cần các nhóm phụ trách sau:

  • Hậu cần: Xử lý các phần công việc như đặt địa điểm sự kiện, thiết bị, chỗ ở, đi lại, v.v.
  • Marketing và truyền thông: Kể cả đây là sự kiện nội bộ và không cần thu hút người tham gia, bạn vẫn cần người phụ trách về truyền thông, gửi thông điệp và hình ảnh quảng bá cho nội bộ team.
  • Quản lý dự án: Chịu trách nhiệm chính khi bất kì team có câu hỏi thắc mắc và cần được hỗ trợ, nhân sự này cần nắm được toàn bộ dự án và kết nối với các bộ phận liên quan để xử lý vấn đề.
  • Điều phối: Những người thực hiện, đảm bảo khách mời đến tham gia sự kiện và mọi thứ diễn ra theo kế hoạch, sẵn sàng xử lý khi có vấn đề phát sinh.

Điều đầu tiên cần thực hiện sau khi thành lập ban tổ chức là mở cuộc họp chính thức với tất cả các thành viên và đảm bảo mọi người nắm rõ trách nhiệm của mình. Tạo một danh sách gồm tất cả các thành viên, vai trò và thông tin liên lạc, để chia sẻ với các thành viên. Tạo một kênh Slack hoặc bất kì nhóm trên các nền tảng công ty đang sử dụng để thuận tiện giao tiếp.

Khi nào nên bắt tay vào chuẩn bị, không có thời gian quy chuẩn để tổ chức một hội nghị. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố: quy trình kiểm duyệt chương trình, số lượng người dự kiến tham gia, địa điểm tổ chức có lớn hay không,… Nếu câu trả lời là có cho các câu hỏi này, có lẽ bạn sẽ cần nhiều thời gian hơn. Các sự kiện nhỏ có thể được tổ chức trong 3-4 tháng, trong khi các sự kiện lớn hơn có thể mất đến 18 tháng.

Bước 2: Lập kế hoạch ngân sách

Liệt kê tất cả các chi phí cần thiết, bao gồm: địa điểm, phục vụ ăn uống, chỗ ở, nền tảng hội nghị, in ấn tài liệu, giải thưởng, quà tặng, nhân viên phục vụ, thiết bị công nghệ, âm thanh / video và chi phí đi lại của diễn giả. Tại thời điểm này, bạn không biết mỗi mục sẽ tốn bao nhiêu, nhưng bạn có thể chuẩn bị một bảng tính Excel và điền vào các ô trống khi bạn nhận được báo giá và bắt đầu đảm bảo các dịch vụ cần thiết cho sự kiện.

Liệt kê các nguồn tài trợ bao gồm nhà tài trợ, tài trợ của chính phủ hoặc tổ chức. Kiểm tra xem liệu có còn bất kì khoản tiền dự phòng hay từ dự án trước có thể sử dụng hay không.

Khi chọn địa điểm, khách sạn, dịch vụ vận chuyển, hãng hàng không, v.v., hãy hỏi thêm gói quảng cáo cho các sự kiện lớn và điều này có thể giúp tiết kiệm một khoản không ít phí quảng cáo. 

Hãy luôn luôn sử dụng template để quản lý ngân sách cho hội nghị. Việc theo dõi ngân sách sát sao sẽ giúp bạn bớt đau đầu nhiều về sau đấy.

Bước 3: Lựa chọn chủ đề và tên sự kiện

Chọn tên cho sự kiện cũng là một bước quan trong trong quá trình. Sau khi đã có ý tưởng về chủ đề sự kiện, một cái tên hay, dễ ghi nhớ, đồng thời tóm gọn được nội dung chủ đề và phù hợp với loại hình sự kiện bạn chuẩn bị tổ chức. Đây cũng là một yếu tố quan trọng được sử dụng cho truyền thông xuyên suốt trước, trong, và sau sự kiện. Nếu đó không phải là sự kiện nội bộ và cần được truyền thông rộng rãi đến khách tham dự, có hashtag phù hợp để sử dụng trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, hoặc Linkedin sẽ mang lại nhiều lợi ích.

Bước 4: Chọn định dạng: Trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp cả 2 

Việc lựa chọn hình thức tổ chức hội nghị (trực tiếp, trực tuyến hay kết hợp) phụ thuộc vào nhiều yếu tố, đặc biệt là ngân sách, mục tiêu của sự kiện và đối tượng tham gia.

Hội nghị trực tuyến:

  • Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, dễ dàng tiếp cận người tham gia từ nhiều nơi trên thế giới.
  • Nhược điểm: Khó tạo ra không khí tương tác như các sự kiện trực tiếp, có thể gặp khó khăn về múi giờ, dễ xảy ra sự cố kết nối mạng cho các bên tham gia.

Hội nghị trực tiếp:

  • Ưu điểm: Tạo cơ hội kết nối trực tiếp, tăng cường tương tác và mối quan hệ hợp tác giữa các bên tham gia.
  • Nhược điểm: Chi phí cao hơn, quy trình tổ chức phức tạp, thời gian chuẩn bị dài hơn, giới hạn số lượng người tham gia.

Hội nghị kết hợp:

  • Ưu điểm: Kết hợp lợi ích của cả hai hình thức trên, linh hoạt hơn.
  • Nhược điểm: Phức tạp hơn về mặt tổ chức và kỹ thuật.

Bước 5: Lựa chọn ngày và địa điểm

Việc chọn ngày và địa điểm cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi. Cần lựa chọn địa điểm phù hợp với số lượng người tham dự, có đầy đủ tiện nghi và dễ dàng tiếp cận. Đồng thời, thời gian tổ chức cũng cần tránh trùng với các sự kiện khác và phù hợp với lịch trình của khách mời.

Hãy đặt phòng càng sớm càng tốt. Theo nghiên cứu của Federico Roccatagliata, Quản lý dự án tại Tagvenue, một sự kiện có hơn 500 người tham dự nên được đặt trước một năm, một sự kiện có hơn 200 người tham dự nên đặt trước 6 tháng và 100 người tham dự trở xuống có thể đặt trước 3 tháng. Bạn có thể cân nhắc mốc thời gian này để đảm bảo kế hoạch hội nghị được đảm bảo tốt nhất nhé.

Địa điểm sẽ là một trong những chi phí lớn nhất. Bạn cần cân nhắc các yếu tố sau:

  • Không gian: Đủ lớn cho tất cả hoạt động, bao gồm cả các khu vực phụ trợ. Không gian cần phù hợp với loại hình sự kiện bạn tổ chức (Tham khảo danh sách 100+ cùng bộ lọc địa điểm của Vispace giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm được địa điểm phù hợp với sự kiện bạn tổ chức). Ngoài ra, bạn có thể cần các khu vực để thảo luận bàn tròn, networking, trình chiếu hay cùng không gian cho teabreak, bữa tối (nếu có). Buổi họp có thể diễn ra trong cùng một phòng nếu có thể thay đổi sắp xếp nội thất.
  • Công nghệ: Đảm bảo có đầy đủ thiết bị âm thanh, ánh sáng, mạng internet.
  • Tiện nghi: Có chỗ ở, dịch vụ ăn uống gần đó, bãi đỗ xe thuận tiện, cũng như địa điểm cần dễ tiếp cận, di chuyển dễ dàng từ sân bay nếu có khách tham dự từ xa. 

Tương tự, khi chọn chỗ ở, hãy xem xét các sự kiện trước để ước tính số lượng người tham dự có thể cần phòng khách sạn.

Ngoài ra, hãy chuẩn bị sẵn trước danh sách một vài địa điểm tiềm năng để đảm bảo luôn luôn có phương án dự phòng ngay cả khi kế hoạch bị thay đổi. Khi chọn ngày và địa điểm, hãy tránh các ngày lễ, sự kiện khác diễn ra vào cùng thời điểm.

Kế hoạch chọn thời gian tổ chức và địa điểm sẽ thường được lên kế hoạch cùng lúc, và điều này cũng sẽ ảnh hưởng nhiều đến việc quản lý ngân sách, nên hãy cân nhắc thật kĩ lưỡng. 

Bước 6: Mời diễn giả

Những diễn giả có danh tiếng là một điểm bán hàng tuyệt vời sẽ thu hút quan tâm của người tham dự sự kiện. Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa lịch trình của họ sẽ vô cùng bận rộn. Chọn diễn giả cho sự kiện nên được thực hiện khoảng sáu tháng trước khi diễn ra sự kiện để tránh các vấn đề về hậu cần. Dưới đây là một số câu hỏi bạn sẽ muốn tự hỏi mình trước khi đưa ra lựa chọn:

  • Mục tiêu của diễn giả trong sự kiện là gì? Người này có phù hợp với mục tiêu này không?
  • Khách mời của sự kiện là ai? Người này có đồng điệu với khách mời của bạn?
  • Ngân sách của bạn là bao nhiêu? Bạn có đủ khả năng chi trả không?
  • Họ có thể sắp xếp thời gian và tham gia sự kiện của bạn không?

Sau khi đã có ý tưởng, hãy bắt đầu tìm người có thể đáp ứng những vai trò bạn vừa đề ra: có thể được thực hiện thông qua giới thiệu từ những người cùng ngành, các diễn giả chính tại các hội nghị tương tự, tìm kiếm trên các trang web của các tổ chức hoặc hội nhóm trong lĩnh vực, TEDTalk về các chủ đề liên quan,…

Bước 7: Thu xếp nhân sự và dịch vụ

Một số dịch vụ có thể được cung cấp bởi các nhà cung cấp hợp tác với địa điểm như phục vụ ăn uống, trang trí, đội ngũ âm thanh / hình ảnh, đơn vị thi công, đơn vị thi công. Đối với những dịch vụ khác, bạn sẽ cần yêu cầu báo giá. Khi thuê các công ty bên ngoài, hãy đảm bảo hỏi về kinh nghiệm trước đó của họ cho loại hình sự kiện bạn đang làm. Điều này sẽ giúp bạn ít nhiều tránh được một số rắc rối trong tương lai. Bạn cũng có thể hỏi ý kiến ​​​​của các nhà tổ chức hoặc đồng nghiệp trước đây. Cố gắng đặt lịch càng sớm càng tốt, chủ động giữ liên lạc và nhanh chóng trao đổi về nhu cầu khi có bất kì thay đổi nào. 

Bước 8: Lên kế hoạch chương trình 

Điều này có thể là một phần cực kỳ đơn giản hoặc cực kỳ phức tạp của quá trình lập kế hoạch hội nghị, tùy thuộc vào thời gian diễn ra hội nghị, lượng nội dung bạn đang đóng gói và số lượng người tham dự.

  • Xây dựng cấu trúc: Chia nhỏ chương trình thành các phiên họp nhỏ, mỗi phiên tập trung vào một chủ đề cụ thể. Bài phát biểu khai mạc là thời điểm quan trọng, tạo ấn tượng đầu trong mắt người tham gia, nên chú ý ngắn gọn, súc tích và truyền cảm hứng.
  • Lựa chọn diễn giả: Mời những chuyên gia trong lĩnh vực để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm.
  • Tạo tương tác: Khuyến khích người tham gia đặt câu hỏi và tham gia thảo luận.
  • Quản lý thời gian: Lập lịch trình chi tiết, phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần.Sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch nếu có bất kỳ thay đổi nào xảy ra nhưng cũng tránh làm ảnh hưởng nhất có thể đến lịch trình sự kiện.
  • Đảm bảo sự đa dạng: Kết hợp các hình thức trình bày, thảo luận và hoạt động để tạo sự hứng thú.
  • Chú ý đến thời điểm: Tránh sắp xếp các hoạt động quan trọng ngay trước hoặc sau giờ ăn để đảm bảo sự tập trung của người tham dự.
  • Tạo sự thoải mái: Chuẩn bị đầy đủ các tiện nghi như nước uống, đồ ăn nhẹ và khu vực nghỉ ngơi cho khách tham dự (nếu cần).

Ví dụ về một chương trình nghị sự đơn giản:

  • Buổi sáng:
    • 9:00 – 9:30: Đón khách và đăng ký
    • 9:30 – 10:00: Bài phát biểu khai mạc
    • 10:00 – 11:30: Phiên thảo luận 1: Chủ đề A
    • 11:30 – 12:00: Nghỉ giải lao
  • Buổi chiều:
    • 12:00 – 13:00: Bữa trưa
    • 13:00 – 14:30: Phiên thảo luận 2: Chủ đề B
    • 14:30 – 15:30: Workshop tương tác
    • 15:30 – 16:00: Kết luận và chia sẻ kế hoạch tiếp theo

Bước 9: Quảng bá

Đối với các sự kiện nội bộ, dù không cần quảng bá sự kiện rầm rộ, bạn vẫn cần truyền thông sự kiện với thông tin và hình ảnh, thời gian diễn ra sự kiện trên các kênh giao tiếp chính thức của nội bộ như email, Slack,… 

Đối với các sự kiện bên ngoài: Nếu hội nghị cần thu hút sự quan tâm của công chúng, nhiệm vụ của bạn sẽ phức tạp hơn rất nhiều. 

  • Nếu là một sự kiện bán vé, hãy thông tin cụ thể và minh bạch đến đối tượng tham gia. 
  • Quảng bá: Tạn dụng lợi thế của các kênh mạng xã hội (Facebook, LinkedIn, Instagram, Tiktok), diễn đàn ngành, và email marketing kết hợp cùng POSM, quảng cáo OOH. Hợp tác với KOL, người có ảnh hưởng trong lĩnh vực để tăng độ phủ sóng. Về nội dung, hãy chia sẻ thông tin hữu ích và thú vị về hội nghị cùng những những ưu đãi hấp dẫn thu hút người đăng ký sớm.
  • Đo lường hiệu quả: Đặt ra những mục tiêu có thể đo lường được về sự thành công của sự kiện (SMART goals), và sử dụng các công cụ phân tích để theo dõi kết quả của các 

Bước 10: Chuẩn bị địa điểm

Gần đến ngày diễn ra, hãy liên hệ lại với địa điểm để đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng theo đúng kế hoạch. Nhiều event planner thường chủ quan và tin tưởng nhà cung cấp địa điểm hoàn thành công việc như đã thống nhất trước đó. Tuy nhiên, chuẩn bị không bao giờ thừa và hãy chủ động liên hệ làm việc, tránh mọi bất trắc xảy ra. 

Bước 11: Cam kết thời gian

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng địa điểm và quản lý thời gian hiệu quả sẽ góp phần làm cho sự kiện diễn ra thành công.

  • Lên lịch chi tiết: Có một kế hoạch chi tiết và phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng người.
  • Đảm bảo tuân thủ thời gian: Chỉ định một người chịu trách nhiệm giám sát thời gian và nhắc nhở các diễn giả.
  • Chuẩn bị trước: Chuẩn bị các công cụ hỗ trợ như thẻ thời gian để giúp diễn giả quản lý thời gian tốt hơn.

Chuẩn bị trước cho người tham dự/diễn giả của bạn: Một vài lời nói nhanh chóng vào đầu bài phát biểu hoặc hoạt động có thể giúp tránh việc mọi thứ kéo dài hơn mức cần thiết, vì vậy hãy lên kế hoạch trước.

3. Triển khai sự kiện

Sau khi hoàn tất giai đoạn chuẩn bị kỹ lưỡng, việc triển khai sự kiện là bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của chương trình. Dưới đây là một số gợi ý chi tiết để bạn tham khảo:

3.1. Đón tiếp khách

  • Khu vực đăng ký: Thiết kế khu vực đăng ký, sảnh đón khách chuyên nghiệp, rộng rãi, bố trí đầy đủ bàn ghế, biển chỉ dẫn và các vật dụng cần thiết khác. Nhân viên tiếp đón cần nhiệt tình, sẵn sàng hỗ trợ khách tìm thông tin, hướng dẫn đến các khu vực khác nhau.
  • Tài liệu: Chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho khách tham dự như thẻ tên, chương trình sự kiện, bản đồ địa điểm,… Đảm bảo tài liệu được thiết kế và in ấn chất lượng.

3.2. Điều hành sự kiện

  • Giám sát chặt chẽ: Phân công nhân viên giám sát từng khu vực, sử dụng bảng thời gian chi tiết để theo dõi tiến độ chương trình. Chỉ định một người chịu trách nhiệm tổng quan toàn bộ sự kiện.
  • Xử lý sự cố: Xây dựng một đội xử lý sự cố nhanh chóng, hiệu quả. Chuẩn bị các phương án dự phòng cho những tình huống bất ngờ.
  • Tạo không khí sự kiện: Tăng cường tương tác giữa các khách mời thông qua các hoạt động giải trí nhẹ nhàng, phù hợp với chủ đề sự kiện.

3.3. Đảm bảo an toàn

  • An ninh: Thuê đội bảo vệ chuyên nghiệp, lắp đặt camera giám sát ở các khu vực quan trọng để đảm bảo an toàn cho khách mời và tài sản.
  • PCCC: Kiểm tra hệ thống PCCC định kỳ, chuẩn bị các phương án thoát hiểm và sơ tán khẩn cấp. Tổ chức tập huấn PCCC cho nhân viên.
  • Y tế: Chuẩn bị một phòng y tế và có nhân viên y tế túc trực, trang bị đầy đủ các vật dụng y tế cần thiết.

3.4. Các lưu ý khác

  • Âm thanh, ánh sáng: Kiểm tra kỹ hệ thống âm thanh, ánh sáng trước khi sự kiện diễn ra, đảm bảo chất lượng âm thanh và ánh sáng tốt nhất.
  • Ăn uống: Chuẩn bị thực đơn đa dạng, phù hợp với khẩu vị của khách mời, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
  • Môi trường: Trang trí không gian sự kiện đẹp mắt, phù hợp với chủ đề, tạo không khí thoải mái và chuyên nghiệp.

Bảng kiểm tra trước sự kiện:

  • Tất cả các thiết bị đã được kiểm tra và hoạt động tốt?
  • Nhân viên đã được phân công nhiệm vụ và nắm rõ công việc?
  • Tài liệu, vật phẩm đã được chuẩn bị đầy đủ?
  • Khu vực tổ chức sự kiện đã được trang trí và sắp xếp gọn gàng?
  • Các phương án dự phòng đã được chuẩn bị?

4. Đánh giá và cải thiện sau hội nghị

Sau khi sự kiện sôi động kết thúc, việc theo dõi và đánh giá là chìa khóa để nâng cao chất lượng các hội nghị tiếp theo. Hãy tưởng tượng bạn đang lái một chiếc xe, việc theo dõi và đánh giá sau mỗi hành trình sẽ giúp bạn điều chỉnh tay lái, ga và phanh để đạt được hành trình tiếp theo suôn sẻ hơn.

4.1. Thu thập phản hồi:

    • Khảo sát đa dạng: Không chỉ giới hạn ở các câu hỏi đóng (chọn một đáp án), hãy kết hợp cả câu hỏi mở để người tham gia có thể chia sẻ ý kiến một cách tự do. Ví dụ: “Điều gì khiến bạn ấn tượng nhất về hội nghị?” hoặc “Bạn có đề xuất nào để cải thiện sự kiện lần sau không?”.
    • Phản hồi trực tiếp: Tổ chức các buổi nhóm nhỏ hoặc phỏng vấn cá nhân với một số đại biểu để thu thập những ý kiến sâu sắc hơn.
    • Phân tích mạng xã hội: Theo dõi các hashtag và bài đăng liên quan đến hội nghị trên các nền tảng mạng xã hội để nắm bắt cảm xúc và ý kiến của người tham gia.

4.2. Theo dõi kết quả:

  • So sánh với mục tiêu: Đánh giá xem các mục tiêu ban đầu của hội nghị đã đạt được đến đâu. Ví dụ: nếu mục tiêu là tăng cường mối quan hệ đối tác, hãy theo dõi số lượng hợp đồng được ký kết sau sự kiện.
  • Đo lường ROI: Tính toán lợi tức đầu tư (ROI) của hội nghị bằng cách so sánh chi phí đầu vào với doanh thu và lợi ích mang lại.
  • Phân tích dữ liệu: Sử dụng các công cụ phân tích để tìm ra những xu hướng và mẫu hình trong dữ liệu thu thập được.

4.3. Lên kế hoạch cho tương lai:

    • Cải tiến nội dung: Dựa trên phản hồi của người tham gia, điều chỉnh nội dung và chủ đề của các hội nghị tiếp theo để phù hợp hơn với nhu cầu của khán giả.
    • Tối ưu hóa trải nghiệm: Cải thiện các dịch vụ, cơ sở vật chất và quy trình tổ chức để mang đến trải nghiệm tốt hơn cho người tham gia.
    • Xây dựng cộng đồng: Tạo ra một cộng đồng trực tuyến hoặc các nhóm thảo luận để duy trì kết nối với người tham gia sau khi sự kiện kết thúc.

Ngoài ra, Hãy xem xét các mẹo bổ sung này để đảm bảo sự kiện của bạn không bỏ qua bất kỳ yếu tố quan trọng nào như tính bao gồm hoặc khả năng tiếp cận. Chúng tôi đã liệt kê các mẹo hàng đầu thường bị các nhà hoạch định sự kiện bỏ qua, đặc biệt là những người đang lên kế hoạch cho hội nghị đầu tiên của họ.

  • Thông tin pháp lý và tuân thủ: Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người giao dịch với những người tham dự hoặc nhà tài trợ quốc tế, giúp họ điều hướng các quy định pháp lý một cách hiệu quả.
  • Lập kế hoạch cho trường hợp khẩn cấp và tình huống bất ngờ: Phát triển các kế hoạch dự phòng để giải quyết các tình huống không lường trước như mưa bão, khủng hoảng sức khỏe hoặc lỗi kỹ thuật. Những kế hoạch này đảm bảo bạn sẵn sàng xử lý các trường hợp khẩn cấp và duy trì hoạt động trơn tru của hội nghị.
  • Tính khả dụng và sự bao gồm: Tạo ra một môi trường hội nghị hòa nhập, bao gồm tất cả những người tham dự, bao gồm cả những người khuyết tật. Đảm bảo khả năng tiếp cận cho một sự kiện đa dạng và chào đón.
  • Thực hành bền vững: Áp dụng quy trình lập kế hoạch thân thiện với môi trường bất cứ khi nào có thể. Tập trung vào giảm thiểu chất thải, giảm lượng khí thải carbon và sử dụng các sản phẩm địa phương khi có thể.
  • Thông tin chi tiết về khu vực hoặc ngành: Xem xét những thách thức và cơ hội độc đáo liên quan đến vị trí cụ thể hoặc ngành công nghiệp của sự kiện. Cách tiếp cận phù hợp này đảm bảo bạn có thể điều chỉnh kế hoạch của mình để phù hợp với hoàn cảnh cụ thể, tăng cơ hội thành công.

Checklist MIỄN PHÍ
Tổ chức Sự kiện Doanh nghiệp

Kết luận

Hy vọng bạn cũng đã nắm được những bước cơ bản để tổ chức một hội nghị công ty. Không phải hội thảo nào cũng cần tất cả những điều trong danh sách này, tuy nhiên, bạn có thể tận dụng danh sách này và hoàn thiện một bản riêng cho sự kiện của mình. Thực sự hiếm có hội nghị nào diễn ra hoàn toàn theo kế hoạch, thích ứng với những thay đổi cũng có thể là một khía cạnh thành công khác của việc tổ chức sự kiện.

Tìm kiếm và đặt địa điểm hội nghị ngay hôm nay!