Ngành tổ chức sự kiện luôn không thể tránh khỏi những sự kiện phát sinh và không được lên kế hoạch. Nhiều sự kiện dù được chuẩn bị trước hàng tháng, đôi khi cũng phải đối mặt với những tình huống phát sinh bất ngờ, đòi hỏi người tổ chức phải có khả năng thích nghi tốt, xoay chuyển nhanh chóng và chuẩn bị trong thời gian chuẩn bị eo hẹp. Những sự kiện ngẫu hứng này, dù tạo ra thách thức và áp lực, đều có thể là cơ hội dẫn đến những khoảnh khắc bất  ngờ khó quên.

Bất kể đó là một lễ kỷ niệm, một cuộc họp kinh doanh, hội thảo, workshop, training hay bữa tiệc gia đình bất ngờ, thì việc tìm kiếm, chọn lựa và đặt chỗ cho địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp trong thời gian ngắn luôn là một nhiệm vụ khó khăn. Tuy nhiên, với hướng dẫn này, Vispace sẽ chia sẻ với bạn những lưu ý về quy trình chốt địa điểm vào phút chót dễ dàng và hiệu quả, cũng như đảm bảo rằng buổi họp mặt bất ngờ này diễn ra thành công và suôn sẻ.

1. Quy Trình Đặt Chỗ Địa Điểm Nhanh Chóng

Đặt địa điểm vào phút chót đòi hỏi hiệu quả và cách tiếp cận có hệ thống. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn tìm được không gian hoàn hảo cho sự kiện đột xuất này:

Bước 1: Xác định Mục đích và Yêu cầu của sự kiện

Trước khi bắt đầu tìm kiếm địa điểm, hãy xác định rõ ràng mục đích của sự kiện và các yêu cầu cụ thể mà bạn cần. Xem xét loại hình sự kiện (tiệc công ty, họp mặt, ăn tối thân mật, hay hội nghị, hội thảo, workshop với quy mô lớn hơn), số lượng người tham dự, không gian mong muốn, thiết bị cần thiết và địa điểm thuận lợi cho tổ chức.

Bước 2: Xác định Ngân Sách

Nắm rõ ngân sách là điều cực kì quan trọng, đặc biệt là đối với việc đặt địa điểm sát ngày. Càng gần đến sự kiện, sẽ càng có hạn chế về số địa điểm bạn có thể lựa chọn. Hãy thực tế và linh hoạt lựa chọn các địa điểm phù hợp với ngân sách cho phép.

Bước 3: Xem Xét Ngày Thay Thế

Do đặt lịch gấp gáp, địa điểm bạn mong muốn có thể đã được đặt vào ngày dự kiến tổ chức. Hãy linh hoạt hết mức có thể với các ngày và giờ thay thế để tăng cơ hội tìm kiếm địa điểm phù hợp với yêu cầu.

Bước 4: Tìm Kiếm Địa Điểm Phù Hợp

Đây là nơi Vispace có thể giúp bạn chạy kịp deadline! Vispace.co cung cấp cơ sở dữ liệu với 100+ địa điểm, giúp bạn dễ dàng sử dụng bộ lọc và chọn ra các lựa chọn dựa trên nhu cầu của riêng mình: Không gian sự kiện trong nhà, ngoài trời, nhà hàng, quán ăn, quán bar, phòng tiệc riêng, phòng chức năng, co-working space, địa điểm teambuilding, trung tâm tổ chức sự kiện, phòng họp, phòng hội nghị, hội thảo,… Có rất nhiều không gian cho bạn lựa chọn, dù bạn đang tìm kiếm một nhà hàng ngon ngay tại trung tâm TP.HCM, một quán bar rooftop, hay một không gian sự kiện quy mô với yêu cầu chuyên nghiệp về thiết kế, sắp xếp, thiết bị, bạn đều có thể nhanh chóng tìm kiếm với hệ thống của Vispace.co.

Bước 5: Liên Hệ Với Địa Điểm Sự Kiện Hiệu Quả

Sau khi xác định được các địa điểm tiềm năng, hãy liên hệ với các nhà cung cấp sớm nhất có thể. Cung cấp mô tả ngắn gọn về yêu cầu cho sự kiện, ngày dự kiến diễn ra, lượng khách tham gia và bất kỳ câu hỏi cụ thể nào khác mà bạn quan tâm. Vispace có thể đơn giản hóa quy trình này bằng cách cung cấp phương thức liên hệ trực tiếp qua hệ thống, giúp công việc giao tiếp trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều so với việc tự liên hệ đến các địa điểm một cách rời rạc, riêng lẻ, và không có hệ thống.

Bước 6: Tìm Kiếm Địa Điểm Nhanh Chóng với Vispace 

Nếu bạn cần trợ giúp với deadline eo hẹp, Vispace.co (và 100+ địa điểm tại đây) sẵn sàng hỗ trợ bạn! Chỉ cần sử dụng bộ lọc tùy chọn để tìm kiếm dựa trên các yêu cầu cụ thể, dựa trên sức chứa, địa điểm, tiện nghi hay loại hình sự kiện, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các địa điểm phù hợp với tiêu chí và kiểm tra địa điểm có sẵn trong thời gian ngắn.

Các Loại Hình Địa Điểm Lý Tưởng 

Dưới đây là phân tích các không gian sự kiện có thể thay đổi linh hoạt mà bạn có thể lựa chọn giữa thế cấp bách của kế hoạch mà vẫn đảm bảo yêu cầu:

  • Quán Ăn Và Nhà Hàng: Nhiều nhà hàng có khu vực ăn uống riêng tư có thể chứa từ nhỏ đến trung bình người. Thiết kế sẵn có của các địa điểm này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi đặt chỗ.
  • Quán Bar Và Lounge Rooftop: Các địa điểm trên rooftop (tầng thượng) mang đến không gian độc đáo, mới mẻ và có thể là lựa chọn tuyệt vời cho các buổi gặp gỡ xã giao hoặc tiệc công ty, họp mặt kinh doanh không chính thức.
  • Không Gian Làm Việc Chung (Co-working Space): Nếu bạn cần một môi trường chuyên nghiệp và linh hoạt cho một cuộc họp, không gian làm việc chung có thể là một lựa chọn tuyệt vời.
  • Hội Trường Sự Kiện: Các địa điểm này thường có không gian đa năng có thể được đặt phòng trong thời gian ngắn, phù hợp với nhiều mục đích sự kiện.
  • Phòng Hội Nghị, Hội Thảo: Nhiều khách sạn, trung tâm hội nghị, trung tâm sự kiện cung cấp phòng họp, phòng hội nghị, hội thảo phù hợp với việc thuyết trình, họp hành, tổ chức các buổi hội thảo, workshop hay training nhân viên. Các không gian này thường được trang bị đầy đủ thiết bị âm thanh và hình ảnh, phù hợp cho các sự kiện trang trọng.
  • Studio Sáng Tạo Và Không Gian Nghệ Thuật: Nếu bạn muốn tạo ra một không gian sự kiện độc đáo và sáng tạo, bạn có thể cân nhắc thuê một studio hoặc không gian nghệ thuật. Các địa điểm này có thể được chuyển đổi thành những không gian độc đáo cho hội thảo, triển lãm hoặc các sự kiện sáng tạo.

Tips Khi Thương Lượng Với Địa Điểm

Khi rơi vào tình huống phải đặt chỗ vào phút chót, kỹ năng thương thảo hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt. Dưới đây là một số mẹo để thương lượng thành công và những điều cần lưu ý khi bạn phải tổ chức một sự kiện trong thời gian eo hẹp:

  • Quyết định nhanh chóng: Một khi bạn tìm thấy một địa điểm phù hợp với nhu cầu của mình, hãy sẵn sàng đưa ra quyết định nhanh chóng. Hành động nhanh chóng có thể đảm bảo bạn có được địa điểm trước khi người khác đặt chỗ.
  • Linh hoạt: Do bạn đang cần đặt chỗ gấp, hãy hỏi thêm về các lựa chọn và khuyến mãi mà địa điểm có thể đề xuất. Sự linh hoạt từ cả hai bên có thể mang đến cho bạn những cơ hội bất ngờ, đôi bên cùng có lợi.
  • Tận dụng các ngày trống: Hỏi về các ngày hoặc giờ không được đặt trước, địa điểm có thể sẵn sàng đáp ứng yêu cầu đặt phòng gấp gáp của bạn.
  • Xem xét kỹ hợp đồng: Đọc kỹ hợp đồng, tập trung vào các điều khoản hủy bỏ, phí bổ sung và bất kỳ điều khoản nào có thể ảnh hưởng đến sự kiện của bạn. Làm rõ bất kỳ điều khoản nào cần làm rõ.
  • Yêu cầu gợi ý từ nhà cung cấp: Nếu bạn không chắc chắn về khả năng hoặc dịch vụ của địa điểm, hãy yêu cầu họ đưa ra đề xuất. Họ có thể gợi ý các nhà cung cấp hoặc đối tác khác để nâng cao sự kiện của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

  • Biểu hiện sự đánh giá cao: Thái độ hòa hảo có thể tạo nên sự khác biệt trong quá trình thương lượng. Thể hiện sự đánh giá cao đối với sự hỗ trợ của địa điểm, đặc biệt là trong trường hợp đặt phòng gấp rút, có thể tạo thiện cảm và giúp quá trình diễn ra thuận lợi hơn.
  • Thảo luận về điều khoản thanh toán: Hỏi về các điều khoản thanh toán linh hoạt, đặc biệt nếu bạn đang gặp khó khăn về tài chính trong thời gian ngắn. Một số địa điểm có thể chấp nhận thanh toán theo giai đoạn.
  • Sẵn sàng thỏa hiệp: Trong tinh thần thương lượng thành công, hãy sẵn sàng thỏa hiệp để mang lại lợi ích cho cả hai bên. Điều này có thể tạo nên mối quan hệ hợp tác tích cực, lâu dài giữa hai bên.
  • Gói dịch vụ/ưu đãi: Các địa điểm thường cung cấp các gói dịch vụ bao gồm cả dịch vụ ăn uống, thiết bị âm thanh và các yếu tố thiết yếu khác. Đánh giá xem các gói này có thể tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn hay không, đặc biệt là trong khoảng thời gian lên kế hoạch ngắn.
  • Quan trọng nhất là giao tiếp rõ ràng! Trình bày rõ ràng yêu cầu, ngân sách và bất kỳ yêu cầu cụ thể nào của bạn cho sự kiện. Sự minh bạch sẽ giúp quá trình thương lượng diễn ra suôn sẻ hơn.

Tổ Chức Sự Kiện Phút Chót: Bí Quyết Thành Công

Khi thời gian là yếu tố hạn chế, việc giữ bình tĩnh và tổ chức tốt là điều cần thiết. Dưới đây là một số mẹo thực tế để đảm bảo sự kiện thành công ngay cả trong thời gian gấp rút:

  • Ưu tiên công việc: Tạo một danh sách các nhiệm vụ cần làm và ưu tiên chúng theo mức độ khẩn cấp. Tập trung vào các yếu tố quan trọng như xác nhận địa điểm, nhà cung cấp chính và thời gian biểu sự kiện.
  • Phân công trách nhiệm: Giao việc cho các thành viên trong nhóm và đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ vai trò của mình. Giao tiếp rõ ràng giúp tránh hiểu lầm và đảm bảo mọi việc được thực hiện đúng tiến độ.
  • Giữ bình tĩnh dưới áp lực: Giữ bình tĩnh và tập trung vào giải pháp thay vì vấn đề. Hít thở sâu, nghỉ ngơi ngắn và tập trung vào mục tiêu sẽ giúp bạn duy trì sự bình tĩnh.
  • Linh hoạt và thích ứng: Sẵn sàng thay đổi kế hoạch và thích ứng với những tình huống bất ngờ. Sự linh hoạt giúp bạn vượt qua những thách thức và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
  • Tạo dựng mối quan hệ tích cực: Duy trì thái độ tích cực và xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, nhân viên và khách mời. Điều này tạo ra bầu không khí vui vẻ, tích cực và góp phần vào thành công của sự kiện.

thương lượng với địa điểm

  • Giao tiếp rõ ràng: Thông báo mọi thay đổi, cập nhật hoặc hướng dẫn mới cho mọi người liên quan. Giao tiếp rõ ràng giúp tránh hiểu lầm và đảm bảo mọi người cùng chung một mục tiêu.
  • Tương tác với khách mời: Tạo sự kết nối với khách mời trong suốt sự kiện. Sự tương tác tích cực tạo ra bầu không khí thân thiện và khiến khách mời cảm thấy được chào đón,  tạo ấn tượng tích cực.
  • Đánh giá và rút kinh nghiệm: Sau sự kiện, dành thời gian để đánh giá những gì đã diễn ra tốt và những gì cần cải thiện. Điều này giúp bạn nâng cao kỹ năng và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện tiếp theo.

Lợi ích Của Việc Tổ Chức Sự Kiện Phút Chót

Mặc dù nhiều sự kiện được lên kế hoạch kỹ lưỡng từ trước, nhưng những buổi họp mặt ngẫu hứng cũng có những lợi ích riêng.

  • Sự phấn khích và hồi hộp: Tính tự phát của sự kiện mang lại cảm giác thú vị và đáng nhớ.
  • Xây dựng mối quan hệ: Những sự kiện bất ngờ giúp tăng cường mối quan hệ với những người tham dự.
  • Sự linh hoạt và khả năng thích ứng: Khả năng tổ chức một sự kiện trong thời gian ngắn giúp bạn rèn luyện kỹ năng thích ứng và giải quyết vấn đề hiệu quả.

Việc đặt địa điểm tổ chức sự kiện vào phút chót không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng với sự chuẩn bị và quy trình đúng đắn, bạn hoàn toàn có thể tổ chức một sự kiện thành công và đáng nhớ. Hãy tận dụng tối đa các nguồn lực như Vispace.co để hỗ trợ quá trình tìm kiếm và đặt địa điểm của bạn.